Školní kalendář jako test naší komunikace

Tvorba školního kalendáře se na první pohled může jevit jako poměrně banální záležitost. Přece každé vzdělávací prostředí (Google Workspace for Education, Microsoft 365 Education) má nějakou podobu svého kalendáře, a tak pouze stačí konkrétní kalendář založit a všechny události do něj jednoduše vložit. Je to prosté a nic na tom není. Nebo to nějaký háček přece jen má? Abychom na tuto otázku mohli odpověď, musíme si položit jinou: k čemu má náš školní kalendář vlastně sloužit.

Ukažte mi váš školní kalendář a já vám povím, jakou školou jste.

Kalendář jako další forma prezentace

Ve svých kurzech zaměřených na vzdělávací technologie učitelů a ředitelů základních a středních škol říkám, že na škole mohou se žáky dělat úžasné věci, pokud se však o nich ostatní nedozví, je to skoro totéž, jako by nedělali nic. Na rozdíl od sociálních médií, které pro tuto prezentaci často volíme a kde se více zaměřujeme na akce, které již proběhly, je kalendář nástrojem, kde prezentujeme akce, které teprve přijdou. A jeho cílovou skupinou nemusí být jen žáci, učitelé a ostatní lidé ve škole, ale také například rodiče, budoucí uchazeči nebo firemní partneři, kteří se školou spolupracují. Čím více těchto cílových skupin máme, tím univerzálnější, resp. multiplatformní musí daný kalendář být, i co se týče jeho otevřenosti.

Když jeden kalendář nestačí

V rámci jediného kalendáře proto potřebujeme vytvořit více menších kalendářů nebo chcete-li kategorií, kterými od sebe oddělíme jednotlivé skupiny a jejich aktivity. Při vytváření školního kalendáře na naší škole jsme nakonec sestavili 8 kalendářů pokrývajících všechny aktivity, které zde realizujeme: školní akce, učitelé, domov mládeže, kybercentrum, uchazeči, učitelé, závěrečné/maturitní zkoušky, jiné akce.

Řešení pro školní pseudoekosystém

Nepřímo se tím dostáváme k výběru vhodné platformy. Pokud jste školou, která používá pouze jeden systém (např. Google Workspace), možná si vystačíte s Google kalendářem. Pokud ovšem stejně jako naše škola používáte více různých systémů vedle sebe, jeden kalendář, který by vyhovoval všem zmíněným požadavkům, vám pravděpodobně stačit nebude. A pokud ano, půjde zpravidla o kompromis vůči některému z vašich systémů. A tak potřebujete řešení, které bude stát nad všemi uvedenými systémy, se kterými bude navíc zpětně kompatibilní, tj. bude do nich možné data z centrálního kalendáře integrovat. Příkladem takového řešení může být například aplikace Teamup.

Kalendář jako test naší komunikace

Volbou nástroje to ale zdaleka nekončí. Nyní přichází to nejtěžší: nastavit proces, ve kterém se vám data do kalendáře budou dostávat. Jinak řečeno, jak od vedení, učitelů, žáků, zástupců vzdělávacích komisí a všech, kteří akce ve škole organizují, dostat informace o chystaných událostech do kalendáře. A kdo je tam bude vkládat, kdo bude mít v kalendáři jaká práva? A nešel by celý proces nějak zautomatizovat? Najednou se vám otevírá celá řada otázek, na jejímž konci dojdete k závěru, že tak jako vždy to ani v tomto případě bez dobře nastavené a fungující komunikace mezi všemi zainteresovanými nepůjde.

Kalendář aneb všechny akce na jednom místě

Na začátku realizace našeho školního kalendáře, ještě dlouho předtím, než jsem začal vymýšlet způsob komunikace a plnění akcí do jednotlivých kalendářů všemi klíčovými lidmi, jsem si dal jeden hlavní cíl, který se stal takovým malým heslem či mottem: „všechny akce (konečně) na jednom místě“. Nevím, jakou zkušenost máte ze svých škol vy, ta moje je taková, že až příliš často o našich školních aktivitách informujeme ostatní v různých kanálech (online i offline), ani je zde nechci všechny vyjmenovávat. Kalendář pak má obecně tu ambici všechny tyto kanály sjednotit nebo spojit do jednoho centrálního místa. Je to možná velký cíl, nicméně není nereálný. 

Ukázka kalendáře Střední školy informatiky, poštovnictví a finančnictví Brno

Kalendář jako rezervační a výpůjční systém

Sdílení školních akcí a aktivit není samozřejmě jediným možným využitím jakéhokoliv kalendáře. Tím dalším, který by taktéž neměl na žádné škole chybět, je rezervační systém pro učebny a další prostory nebo vybavení školy, ze kterých bude okamžitě vidět, kdo, co, kdy má rezervováno, resp. zapůjčeno. Na rozdíl však od kalendáře akcí, který může a měl by být veřejný, kalendáře pro rezervace či zápůjčky by měly být přístupné pouze v rámci školy.

Bez zapojení všech ve škole to nepůjde

Stejně, jako jsem měl na začátku při návrhu školního kalendáře jasný cíl, měl jsem jasno ještě v jedné věci, a tu jsem s velkou pokorou šířil mez ostatní: bez zapojení všech to nepůjde. Pokud nebudou mít ve škole všichni zájem na tom, aby byl kalendář úplný a všechny informace v něm byly správné a aktuální, jeden člověk, dokonce ani tým lidí to sám nedokáže. Ochota všech nebo alespoň většiny ve škole udržet jej v takovém stavu, je tím vůbec nejtěžším a nejzásadnějším, co rozhodne o tom, zda náš projekt bude nakonec úspěšný. A nepřímo tak ukáže, jakou školou jsme.

A jak vypadá váš školní kalendář? Napište nám do komentářů nebo nově také na Threads.