Komunikační plán jako základ úspěšné školy

Autor: vectorjuice, freepik.com

Když ve škole něco nefunguje, je často problém v komunikaci. Buď komunikujeme špatně, nebo nekomunikujeme vůbec (těžko říct, co je horší). A to se brzy projeví na práci a chování všech aktérů – vedení, učitelů (třídních i předmětových), dalších zaměstnanců, žáků a rodičů, a dříve nebo později na atmosféře celé školy. A nefunkční interní komunikace se následně přenese i do komunikace školy s veřejností.

Bez komunikační strategie a detailního plánu to zkrátka dlouhodobě nemůže fungovat ani ve škole. Jeho vytvoření by mělo iniciovat vedení školy a následně zajistit i realizaci a naplňování. Při nastavení správného komunikačního plánu školy je přitom potřeba myslet na několik aspektů.

Pět kroků při tvorbě komunikačního plánu

1. Definujte možné aktéry komunikace

Detailní vymezení jednotlivých účastníků komunikace vám pomůže uvědomit si všechny komunikační skupiny, které ve škole vznikají (viz bod 3 níže). Konkrétně sem patří:

• vedení školy: užší (ředitel a zástupci), širší (výchovní poradci, metodici, koordinátoři ad.)
• učitelé: třídní (po ročnících), předmětoví (dle předmětových komisí)
• vedoucí komisí
• asistenti učitelů (dle ročníků, oborů apod.)
• ostatní zaměstnanci školy na všech úsecích (studijní, ekonomické, právní, personální, stravování, ubytování, provozně technický úsek, ad.)
• žáci (dle ročníků, oborů, apod.)
• rodiče žáků

2. Analyzujte používané komunikační kanály

Začněte analýzou všech forem komunikace v rámci vašeho školního informačního systému a školního vzdělávacího prostředí a analýzou jednotlivých aktérů této komunikace, jinak řečeno s kým a jak prostřednictvím těchto systémů komunikujete. Patří sem například:

• posílání zpráv prostřednictvím školního informačního systému
• e-mailová komunikace v rámci školního vzdělávacího prostředí (Office 365 / Google Workspace) nebo vlastního poštovního řešení (Exchange)
• chat pomocí školního vzdělávacího prostředí
• posílání zpráv v rámci předmětových LMS (týmové kanály v Office 365 apod.)
• sdílení informací v online sešitech (OneNote v rámci 0ffice 365 apod.)
• videokonference v rámci školního vzdělávacího prostředí (Teamsy / Google Meet)
• komunikace v prostředích dalších interních aplikací (Forms) či aplikací třetích stran (Trello, Notion, aj.)

3. Specifikujte všechny komunikační skupiny

Zmapujte všechny komunikace v rámci různých skupin a mezi skupinami navzájem, tj. kdo s kým ve škole komunikuje. Nabízí se tyto varianty skupinových komunikací:

z pohledu vedení školy:

• komunikace užšího a širšího vedení školy mezi sebou
• komunikace v rámci předmětové komise i mezi jednotlivými komisemi
• komunikace vedení školy s vedoucími předmětových komisí
• komunikace vedení školy s učiteli (třídními, předmětovými) – skupinová a individuální
• komunikace vedení školy se žáky – skupinová (zástupci tříd) a individuální

z pohledu učitelů

• komunikace třídních učitelů se svými žáky – skupinová (celá třída nebo její část) a individuální
• komunikace předmětových učitelů – skupinová (celá třída nebo její část) a individuální (v rámci předmětu, kurzu, projektu, doučování aj.)

z pohledu rodičů

• komunikace rodičů s vedením školy (užším či širším) – skupinová (zástupci rodičů) a individuální
• komunikace rodičů s třídním učitelem – skupinová a individuální (hovorové hodiny aj.)
• komunikace rodičů s předmětovými učiteli
• komunikace rodičů s výchovným poradcem, speciálním pedagogem aj.
• komunikace rodičů s ostatními zaměstnanci školy (studijní oddělení aj.)

4. Zvolte vhodné komunikační kanály

Pro každou z výše uvedených komunikačních skupin (bod 3) vyberte vhodný komunikační kanál (bod 2). Ne všechno je efektivní řešit skupinovými zprávami, ať už se posílají e-mailem, nebo prostřednictvím školního informačního systému. Na komunikaci v rámci jedné skupiny (vedení, předmětové komise, třídní učitelé, zástupci žáků aj.) se hodí využít PLC týmy v Teamsech (obdobně Google Groups v rámci Google Workspace). Ty se hodí také pro komunikaci vedení s učiteli, vedení s žáky, učitelů s žáky. Pro komunikaci skupin v rámci různých projektů lze použít jednotnou platformu z aplikací třetích stran (Trello, Notion aj.).

5. Nastavte různé formy komunikace

Pro jednotlivé skupiny také zvolte vhodné formy komunikace, které lze mezi sebou kombinovat nebo nahrazovat jednu druhou. Zvažte následující varianty:

• online/offline komunikace
• rychlá (chat) / pomalá (e-mail) komunikace
• pravidelná/nepravidelná komunikace
• oficiální (školní platformy) / neoficiální (mimo školní systém) komunikace
• interní (v rámci školy) / externí (navenek) komunikace

Při návrhu komunikačního plánu školy myslete v širším kontextu. Pomoci by vám v tom mohly následující tipy.

Patnáct tipů pro lepší komunikaci

1. Sestavte časový harmonogram pro veškerou komunikaci.
2. Sjednoťte komunikační kanály v rámci podobných typů komunikačních skupin.
3. Komunikujte pravidelně a konzistentně s partnery v komunikačních skupinách.
4. Nastavte pravidelnou jednostrannou komunikaci směrem k vám (zpětnovazební dotazníky) i od vás (informujte o tom, co děláte).
5. Nezapomínejte na online komunikaci (včetně videokonference) i v prezenčním režimu.
6. Pověřte osoby zodpovědné za danou komunikaci.
7. Nezahlťte se komunikací.
8. Zajistěte bezpečné a důvěryhodné prostředí pro komunikaci.
9. Komunikujte minimalisticky.
10. Stanovte priority výstupů z komunikace (co je důležité a co ne).
11. Změňte způsoby nebo formy komunikace, pokud přestanou fungovat.
12. Nesnažte se být u každé komunikace.
13. Volte vhodné komunikační kanály pro daný typ komunikace (nenahrazujte veškerou komunikaci e-mailem nebo telefonem).
14. Naslouchejte aktérům komunikace ve snaze odhalit závažné problémy.
15. Vytvořte funkční komunikační strategii pro komunikaci s veřejností (newsletter, web, sociální sítě ad.).

Nezodpovězená otázka

Na realizaci komunikačního plánu školy se samozřejmě nepodílí pouze její vedení. Měli by na něm participovat i další, kterých se bude týkat. Vedení školy může na začátku iniciovat jeho vznik sestavením komunikačního týmu a nominovat do něj zástupce z řad učitelů, zaměstnanců školy, žáků a rodičů. Neměl by zde chybět ani ICT koordinátor nebo člen realizačního týmu strategie online (hybridního) vzdělávání na škole.

Při vytváření efektivní komunikace bychom měli myslet především na ty, kterých se týká, a vymyslet pro ně takový model, který jim tuto komunikaci ve škole i mimo ni usnadní. Aby si nikdy nemuseli lámat hlavu nad otázkou, zda je horší špatná komunikace, nebo žádná, protože ani jednu z nich nepoznají.