Automatizace online procesů: pomoc při správě PLE i pomoc s digitálním prostředím

O PLE se někdy hovoří jako o přístupu, jindy jako o konceptu pedagogickém, někdy má rozměr jen souhrnu nástrojů a zdrojů, které mají vztah ke vzdělávání. Právě rozličné používání nástrojů a služeb, které budou zajišťovat jednotlivé parciální úkony, je sice pro moderní vzdělávání signifikantní, ale současně může přinášet netriviální problémy. Jen jejich přepínáním ztrácíme velké množství času, některé informace se mohou kvůli této roztříštěností ztratit a jednotlivé pracovní procesy jsou kvůli tomu pomalé a neefektivní.

Jednou z možností, jak s touto situací pracovat, je užití nástrojů, které složí pro propojení více služeb a automatizaci některých úkonů. Cílem tak například může být ukládání zajímavých článků do Pocket, které jsme likem označili na Twitteru, nebo cokoli jiného. Právě promýšlení toho, jakým způsobem se mají aplikace propojovat, je netriviální problém, zatímco samotný mechanismus nastavení je většinou překvapivě snadný. Existují služby, jako je IFTTT nebo Zapier, které umožňují velice elegantně využít API jednotlivých služeb a pomocí definovaných aktivit je integrovat.

Ukazuje se ale, že právě vymyšlení toho, jak jednotlivé služby propojit a jaké úkoly si tedy můžeme usnadnit anebo je zcela zautomatizovat, je velice nesnadné a problematické. Pokud ke službě nepřistupujeme jako k něčemu, co řeší aktuální konkrétní problém, tak se zřejmě především ze začátku můžeme inspirovat již hotovými propojeními, případně sáhnout po různých školních doporučení.

V tomto článku se pokusíme napřed podívat stručně na IFTTT jako na nejznámější propojovací službu, dále pak na příklady školního a osobně vzdělávacího propojení a na závěr se pokusíme formulovat některá obecná doporučení.

Jako motivaci na začátek si dovolím uvést příklad vlastního využití IFTTT, který může aplikovat každý učitel. Hledal jsem cestu, jak studentům zpřístupnit to, co právě čtu (to se současně často vztahuje k aktuálnímu obsahu hodin). Články si tak ukládám do Pocket a přímo jim dodělávám tagy. Vytvořil jsem si na Tumblr blog, kterému jsem nastavil vzhled, který se mi líbil, a pomocí IFTTT se každý uložený článek okamžitě přesune na Tumblr blog jako odkaz. Tagy se přenáší stejné a systém bere abstrakt ze zdrojového dokumentu. Ten si lze upravit, ale také třeba jen nechat. Tumblr umožňuje spoustu věcí navíc oproti klasickému zveřejnění na Pocket – podporuje RSS, umožňuje diskutovat, vkládat případně obsah jiného typu jinými cestami nebo má hezčí vzhled. Vedení souboru anotovaných odkazů pro studenty je tak otázkou zcela automatickou a vůbec se o ni nemusím starat, protože Pocket bych stejně využíval.

Jinou motivací, ke které se ještě podrobněji dostaneme, je spojení školního webu a Facebooku. Řada škol má problém užívat sociální sítě a vnímají je jako práci navíc. IFTTT nabízí poměrně velké množství možností, jak publikování například na Facebooku automatizovat a hned na něj dávat novinky, které vychází na školním webu, což může být velká pomoc pro správce školního webu, metodiky či koordinátory ICT atp.

IFTTT

Než se podrobněji pustíme do popisu procesů, které lze automatizovat, je užitečné se podívat na to, jak propojovací služby fungují a co umožňují. Obě námi vybrané (jakkoli nejsou jediné) fungují velice podobně. Vaším cílem je propojit dva různé nástroje (například Twitter a Evernote). Předně musíte propojovacímu nástroji zajistit do služby přístup (jednoduchou autorizací) a pak již stačí nadefinovat, co se má stát, aby nastalo něco dalšího – takže například, když označíte Tweet likem, tak se má uložit do Evernote jako poznámka s určitými tagy. Takových propojení může být obecně téměř nekonečně mnoho. Jediné, co potřebujete, je, aby vámi vybraný spojovač podporoval API příslušných nástrojů.

Asi nejznámější službou, která něco takového umožňuje, je IFTTT (If This Then That). Je to asi nejznámější a nejjednodušší propojovací služba, která má výhodu v tom, že je bezplatná a existuje k ní bezpočet hotových a namyšlených spojení. Pro používání je třeba se registrovat, což je logické, protože budete chtít spravovat a tvořit jednotlivá propojení.

K dispozici je velká sada hotových řešení nebo celých balíčků, ze kterých si lze libovolně vybírat. Takových spojení lze v IFTTT vytvořit téměř libovolně mnoho. Pokud byste potřebovali propojit více služeb dohromady, je třeba to dělat přes mezikrok, což se někdy může hodit i pro netradiční propojení dvou nástrojů. Pokud něco nefunguje nebo nemůžete najít, co hledáte, můžete si vytvořit vlastní, což je záležitost několika málo minut.

IFTTT lze doporučit jako nástroj, se kterým se bude učit ve škole, kterým si člověk řídí své PLE nebo dělá spoustu jednoduchých úkonů. Libovolné množství propojení je zde bezplatné a ovládání je skutečně takové, že ho zvládne každý. Služba má někdy drobná zpoždění, takže například publikování může nastat až za pár minut, nikoli okamžitě. K dispozici je také mobilní aplikace.

Využití pro osobní potřebu

Asi nejlepší možností, jak se s podobnými službami naučit pracovat, je využít je pro osobní potřebu. Zde se nabízejí dvě velké oblasti, kterých bychom se rádi dotknuli. Tou první je práce s PLE, kde umožňuje snadno přenášet data mezi nástroji, a druhou je osobní informační management či řízení času. Obě oblasti spolu souvisí a jsou jasně navázané na určitou formu sebeřízení.

Jednou z věcí, která může být v PLE problematická, je, že některé úkoly se dělají lépe v jedné aplikaci a jiné v druhé. Příkladem může být mnou zmiňovaný příklad s organizací odkazů – v Pocket se skvěle pracuje s tagy a snadno ukládá obsah, v Evernote se příjemně edituje obsah a dodávají další materiály či odkazy a třeba Blogger nebo Wordpress se mohou hodit pro publikování a sdílení. Z nich pak automaticky jde informace na Twitter. Takto nějak může vypadat proces správy webových stránek, které nás zaujmou a s kterými bychom rádi v PLE pracovali. Pomocí IFTTT (dále s ním budeme explicitně počítat, ale podobné funkce má vlastně libovolný podobný nástroj) lze takový transfer zajistit v podstatě automaticky a bezbolestně a v každém z nástrojů děláme to, co je nám příjemné. Často může jít také o návaznost na služby, které mají pěknou mobilní aplikaci.

Pomocí různých propojovačů lze poměrně komfortně do jednoho místa integrovat velkou část obsahu, se kterým pracujeme. Cílem přitom je nedělat žádné duplicitní kroky, zajistit kontinuitu a konzistenci dat a také racionalizovat jednotlivé kroky a postupy. IFTTT se velice dobře hodí nejen na samotné propojení, ale také vede k přemýšlení o tom, co vlastně děláme a proč. Často některé fáze PLE (například sdílení) neprovozujme jen proto, že je to pro nás práce navíc nebo prostě zapomeneme. Oba důvody lze přitom pomocí takového systému odstranit.

Pro osobní informační management lze IFTTT využít také velice variabilně. Například si z událostí z kalendáře udělat automaticky poznámky v Evernote, do kterých pak můžete přímo psát, co se na schůzce nebo hodině dělo. Lze si do něj snadno ukládat také například obrázky z Instagramu, články z Pocket (třeba ty označené hvězdičkou) atp. V zásadě vždy jde o minimalizaci kroků, které jako uživatel musíte dělat.

Školní využití

Na tomto místě bychom se rádi pozastavili u toho, co je možné s IFTTT dělat ve školním prostředí. První oblastí, která se nabízí, je správa sociálních sítí. Systém umí například při vyvěšení příspěvku na školní web vytvořit příspěvek na Facebooku, Twitteru a Google+ s tím, že každý může mít trochu jiný formát a vypadat jinak, takže bude respektovat to, jak jednotlivé sítě fungují. Pokud si systém dobře nastavíme, můžeme s ním ušetřit hodně práce v kontextu právě centrální správy sociálních sítí. Tím se samozřejmě neříká, že jde o cestu ideální, ale v kontextu české školní reality možná o poměrně zajímavou a funkční.

Druhou oblastí je již také zmíněná kurátorská činnost – twitterové příspěvky označené like, ohvězdičkované položky v Pocket a třeba poznámky z vybraného zápisníku v Evernote se mohou studentům snadno sdílet a předávat – ať již na webu, v Evernote nebo třeba v Diigo. Velkou výhodou je možnost práce s více zdroji, které si pak automaticky homogenizujeme, nebo promyšlený způsob předávání informací. Velice užitečné také je, že pokud různé třídy či skupiny uživatelů využívají různých služeb, lze je často pomocí jediného IFTTT spojovače saturovat.

IFTTT lze použít také například pro práci s notifikacemi uživatelů (třeba automaticky posílat e-maily se suplováním nebo školními akcemi z Google kalendáře), na třídění e-mailů a k mnoha dalším činnostem. Doporučuji se přitom nesoustředit jen na péči o žáky, ale zaměřit se také na procesy uvnitř školy a komunikaci mezi učiteli. Relativně často i jednoduchý IFTTT může výrazně pomoci se školní komunikací a organizováním se.

Jiný způsob myšlení

Náročnost či zrádnost IFTTT spočívá v tom, jak definovat, pojmenovat, vymyslet a ohraničit procesy či činnosti, které v online světě děláme. To, co většinou řešíme ad hoc či intuitivně, zde musíme nahradit jasně danými parametry a podmínkami, což není snadné. Jestliže se ale hovoří o rozvoji algoritmického či informatického myšlení, je otázkou, zda právě využívání podobných nástrojů do této kategorie nepatří.

IFTTT je službou, která může mít velice pozitivní vliv na kvalitu a efektivitu digitálního života, pomoci odstranit mnoho nepříjemných činností a například v kontextu PLE pomoci změnit zažitý mýtus. Jako bychom čekali na jednu službu, která dokonale integruje vše, co potřebujeme. Reálná odpověď spočívá spíše v tom, že se nám podaří najít vhodné integrační modely a pomocí IFTTT je zvládnout samostatně a individualizovaným způsobem.

Možná tedy předpokládá změnit způsob myšlení či uvažování o jednotlivých nástrojích, ale domnívám se, že rozhodně stojí za to. A i kdybyste jeho služeb nakonec nechtěli využít (například kvůli obavám z bezpečnosti), jako cenné vnímám také ono promýšlení toho, jak věci děláme a jakým způsobem řešíme jednotlivé situace a problémy.

Pro praktickou inspiraci doporučuji články Connect and Automate your Digital Classroom Using IFTTT a 7 Easy Ways to Quickly Automate Your Learning with IFTTT.