Tento materiál pochází ze staršího archivu rvp.cz a už není součástí aktuální nabídky. Uchováváme ho, aby na něj dál vedly původní odkazy.
Odborný článek
Autoevaluace informačního systému školy
5,0 (1 hodnocení)
Autoevaluace informačního systému školy v procesu vlastního hodnocení školy - základní teorie o informačním systému, návrh možného způsobu jeho autoevaluace, a to včetně příkladů formulací v autoevaluační zprávě.
Důležitost autoevaluace informačního systému
Úroveň fungování informačního systému v organizaci zásadním způsobem ovlivňuje úspěšnost manažera1, který pro správné rozhodování potřebuje mít včas dostatek relevantních vícezdrojových informací. Ty mají vliv na úroveň řídící práce, usnadňují plánování, organizaci, kontrolu, jsou jedním z nástrojů účinného vedení lidí. Pokud se jich nedostává nebo jsou dodány opožděně, zvyšuje se rizikovost rozhodování manažera.
Dobrý informační systém přispívá k formování pozitivního pracovního klimatu a rozvíjí vzájemné vztahy s vnějším prostředím. Ukazuje na úroveň podpory žákům a jejich rodičům v oblasti informovanosti. Na zájem o spolupráci s partnery školy a na otevřenost školy okolnímu světu. Podporuje vnitřní i vnější komunikaci. V případě komunikace s vnějším prostředím umožňuje prezentovat úspěchy školy a budovat dobré jméno školy.
Předmět hodnocení
„Informační systém školy představuje snahu vedení školy o systemizaci toků informací nezbytných pro řízení školy za účelem jejich rychlé a efektivní využitelnosti."2
V průběhu běžného provozu dochází ke shromažďování, zpracovávání a předávání řady informací. Jsou to primární informace z vlastního pozorování a dotazování i sekundární z hlášení, zpráv, dokumentace školy atd.
Vnitřní informační systém představuje toky informací ve vnitřním prostředí organizace. Při komunikaci organizace s vnějším prostředím se jedná o
V organizaci dochází k předávání informací prostřednictvím oficiálních kanálů - při jednáních, poradách, prostřednictvím pokynů atd. Je třeba počítat i s neoficiálními kanály, které existují v každé organizaci. Vynikajícím podhoubím pro fungování těchto neoficiálních cest je nedostatečná horizontální komunikace, nadměrné filtrování informací a poskytování nedostačujících a zkreslených informací. V takovém prostředí je prostor k šíření fám. K omezení těchto „zaručených" zpráv je důležité podporovat obousměrnou otevřenou komunikaci. Vhodným jednáním s lidmi odstraňovat strach, nejistotu a vytvářet atmosféru důvěry.
Dodání informace je pouze jednou z podmínek pro správné rozhodování, důležité jsou i kompetence každého člověka ke zpracování a využití informace - znalosti, zkušenosti, orientace v problému, logické uvažování, intuice atd. Informaci musí člověk analyzovat, posoudit v kontextu, kriticky zhodnotit, zpracovat a smysluplně využít. V procesu sebereflexe si uvědomit, co udělal správně a co ne. K tomu je zapotřebí, být informačně gramotný, efektivně komunikovat s lidmi, uživatelsky zvládat práci s informačními a komunikačními technologiemi, uplatňovat sebehodnocení.
Je třeba zvládnout předávání informací ve formě ústní i písemné - včetně elektronické. Vzhledem k vývoji informačních a komunikačních technologií se neustále učit s nimi pracovat a zdokonalovat se v této práci. Při komunikování elektronických informací mít k dispozici hardware a software v potřebné kvalitě.
Z hlediska finančních zdrojů je nejvíce náročné právě technické vybavení odpovídající aktuální úrovni. Ostatní práce s informacemi si neklade velké nároky na finance, je záležitostí spíše měkkých zdrojů - chování a jednání zaměstnanců, znalostí a dovedností, pracovních návyků... Důležité hledisko kvality informačního systému je efektivní přenos informací,tj. maximální výpovědní hodnota v co nejkratším čase s minimálními náklady.
Lze hodnotit:
kvalitu informací - aktuálnost, relevantnost
více zdrojové využívání informací (např. informace získané jednou metodou (sebehodnocení učitele) jsou porovnávány s informacemi získanými v téže oblasti metodou jinou (pozorování - hospitace)
shromažďování informací ve vhodné formě - přístupnost, nízké náklady, přehlednost, možnost tiskových výstupů atp.
způsob práce s informacemi - filtrování, zpracování, vyhodnocování, využívání
systemizaci informací
sdílení informací
ochranu informací
uchovávání informací
kompetence zaměstnanců - komunikativní, práce s ICT, čtenářská a informační gramotnost
Kdo provádí autoevaluaci informačního systému školy
Do hodnocení informačního systému je potřeba zapojit všechny zaměstnance - Učitele, ekonomický úsek, vedení školy. Vedení školy si musí promyslet postup evaluace této oblasti.
Způsoby provedení autoevaluace informačního systému (IS)
Přípravná fáze - promýšlení projektu evaluace IS
studium materiálů týkajících se problematiky informačního systému (odborné zdroje)
stanovení oblastí autoevaluace IS - vnější IS a vnitřní IS
stanovení zamýšleného ideálního cílového stavu - efektivní sdílení a využívání dostatečného množství relevantních informací s cílem zvyšování kvality práce školy
výběr metod a zvažování rizik navržených metod
volba zdrojů informací (respondentů)
výběr hodnotitelů
Podrobněji viz tabulka č. 1.
Vlastní realizace
sběr informací - mimo jiné lze využít dotazník.
vyhodnocování informací
Formulace této části do evaluační zprávy
popis fungování IS
silné a slabé stránky
návrhy opatření k odstranění nedostatků a realizaci změn (termíny, zodpovědnosti)
konzultace v širším vedení, konzultace v užším vedení
korekce a formulace zprávy o IS
začlenění do autoevaluační zprávy
Fáze realizace korekčních opatření
zjištěné skutečnosti vyúsťují do dosavadní činnosti školy, dochází k inovacím a korekcím
Oporou při realizaci výše uvedených fází mohou být tabulky. V tabulkách jsou uvedené zdroje informací, forma informací, požadavky na kvalitu z hlediska informačního systému. Tento zjednodušený model není vyčerpávající a je třeba ho aplikovat na základě aktuálních podmínekkonkrétního zařízení - počtu žáků školy a jejich zaměstnanců, materiálních podmínek školy, míry konkurenčního soupeření škol, vztahů s vnějším okolím atd. Různé mohou být i názory na požadovanou kvalitu. Tyto tabulky lze dál rozpracovávat a upravovat.
Přehled tabulek: Vnitřní informační systém
Tabulka č. 1 - Povinná dokumentace Tabulka č. 2 - Dokumenty důležité pro vedení školy Tabulka č. 3 - Další informace pro pedagogickou práci Tabulka č. 4 - Komunikace žák - učitel - vedení školy
Vnější informační systém
Tabulka č. 5 - Komunikace s rodiči, partnery školy, zřizovatelem, veřejností Tabulka č. 6 - Podklady pro práci
Na základě popisu informačního systému, jeho fungování, pozitiv i problémů formulujeme silné a slabé stránky.
Příklad formulace silných stránek:
Porady: jasný cíl, promyšlená osnova, časový plán, pozvaní jsou ti, kterých se předmět porady týká, klidné prostředí bez vyrušování, pozvaní jsou dopředu informováni o předmětu jednání, takže se mohou připravit
Informace: systemizace, efektivní využití, rychlost přenosu, relevantní, úplnost a nezkreslenost, dostatečné množství, více zdrojové ověřování informací,průběžné sledování informací, ochrana informací, archivace, otevřená komunikace, sdílení informací
Informační systém: promyšlený, funkční, efektivní - s minimálními náklady maximální výsledky
Technické zabezpečení: školní síť, vhodný software, kvalitní hardware
Kompetence pracovníků: dovednosti komunikační, v práci s PC,kompetence v práci s informacemi, využití znalostí a zkušeností zaměstnanců
Příklad formulace slabých stránek:
Porady: formální,nejsou předávány úplné a utříděné informace, nejsou pozvaní všichni zainteresovaní, jsou dlouhé a posluchači obtížně udrží pozornost, jsou svolány na časově omezený okamžik (velká přestávka) - není možné důkladně problém projednat, není zajištěno nerušené prostředí k jednání, pozvaní nejsou dopředu informováni o předmětu jednání, takže jsou nepřipravení na jednání
Informace: přílišné filtrování informací vzhledem k podřízeným, záměrné zkreslování informací, záměrné neposkytnutí informace, nefunguje horizontální komunikace (od vedení k podřízeným a naopak), nefunguje vertikální komunikace (mezi jednotlivými zaměstnanci na stejné úrovni - vedením školy, učiteli, výchovným poradcem a metodikem školní prevence, koordinátory, předmětovými týmy apod.), z organizace se dostávají do vnějšího prostředí interní informace, nefunguje otevřená komunikace, nechuť ke sdílení informací - výše uvedené by mělo vést k zamyšlení se nad vžitou kulturou organizace; informace dodány pozdě nebo vůbec, neúplné, neověřené, zkreslené, nepravdivé, nedostačující
Kompetence pracovníků: nedostatečnékomunikační dovednosti, nezvládání práce s potřebným softwarem, nedostatečná informační gramotnost (vyhledat, analyzovat, zpracovat a využít informace)
Nežádoucí kultura školy - klima nezdravě soupeřivé, nespolupracující, nevraživé, nepřátelské vztahy, závist, nedůvěra
Na základě formulace slabých stránek promyslíme a stanovíme reálná opatření ke zlepšení.
Vedení školy, které věnuje náležitou pozornost informačnímu systému školy, si uvědomuje význam informací pro progresivní vývoj organizace. Dobře fungující informační systém usnadňuje provádění vlastního hodnocení školy.
1 Manažery jsou učitelé uplatňující třídní management, učitelé specialisté (koordinátoři, VP), členové vedení školy. 2 Světlík, J.: Marketing školy.
Literatura a použité zdroje
SLAVÍKOVÁ, L. Řízení pedagogického procesu [CD-ROM]. Praha: Pedagogická fakulta UK, 2004.
SVĚTLÍK, J. Marketing školy. 1. vyd. Zlín: EKKA, 1996. ISBN 80-902200-8-8.
VEBER, J. Základy managementu. 2. vyd. Praha: Fortuna, 1999. ISBN 80-7168-654-9.
