Odborný článek
Zapomeňte na společný email aneb jak změnit sdílení dat
5,0 (2 hodnocení)
Článek odhaluje úskalí spojená se sdílením obsahu pomocí společného emailu a nabízí učitelům možnost, jak poskytovat studentům data efektivněji.
„A kam vám to mám poslat?“ ptá se učitel na konci hodiny.
„Pošlete to na společný email,“ ozve se zezadu.
„A ten je?“ chce vědět učitel a po chvíli dostává odpověď: „studenti@seznam.cz.“
Ve druhé skupině se situace opakuje.
„A kam vám to mám poslat?“
„skola@centrum.cz“ zní odpověď tentokrát.
(na konci týdne)
„Kde mám ten seznam emailů?“ přemýšlí učitel. V prvním týdnu odučil celkem pět skupin prváků, od nich má pět emailových adres, čtyři skupiny druháků, ti už, jak se zdá, své emaily sloučili do jednoho, a tři skupiny třeťáků, od nich má společné emaily dva. Nebo jeden? Ten seznam jednoduše musí najít.
-------------------------------------------------------------------------------------------
Možná jste se jako studenti či pedagogové, podobně jako já, s takovou situací již někdy setkali a spíše než problematické vám dané řešení z počátku připadalo jednoduché a praktické. Ale již po pár úvodních hodinách vás nejspíše, stejně jako našeho učitele, napadlo, že některá úskalí přece jen skýtá. Pojďme si tedy situaci z úvodu popsat trochu detailněji.
Každý ročník si vytvoří vlastní emailovou adresu tak, že jeden student tuto adresu založí a řekne heslo ostatním ze skupiny. Tento email (a někdy dokonce i heslo) pak sdělí všem učitelům a ti jim na něj posílají materiály pro své předměty. Všichni pro přístup do této emailové schránky používají jedno společné přihlašovací jméno a heslo. Z ní si vše stahují nebo přeposílají na vlastní emaily.
Protože je tato metoda mezi studenty značně rozšířená, první týden vznikne v pěti po sobě jdoucích skupinách (či třídách) prvního ročníku pět společných emailů (pro každou jeden). Komunikace mezi studenty v tu dobu ještě moc nefunguje. Během roku se situace vykrystalizuje a zpravidla zůstane jeden či dva takového společné emaily, které pak, pokud to dobře dopadne, vydrží celé studium a mezi učiteli se časem dostanou do povědomí („Jaký má třetí ročník email? Aha, studenti@seznam.cz.“)
Elegantní řešení, že? Ano, až do chvíle, než se některý ze studentů nebo prostě jen někdo, kdo zrovna zaslechne heslo, do tohoto emailu přihlásí, dané heslo změní a změní také kontrolní otázku pro jeho obnovu. Pak už vám nepomůže ani Helpdesk poskytovatele dané emailové služby, zvlášť pokud má ve svých podmínkách (ano, to je ten dlouhý text, na jehož konci zatrháváme, že souhlasíme) uvedeno, že emailová schránka není pro účely společného užívání určena. Když se to stane studentům v posledním ročníku, je veškerý nashromážděný obsah za předchozí roky studia nedostupný. Ale mají vše přece uloženo u sebe, ne? Není tedy vlastně co řešit. Snad jen to, že je třeba zřídit nový email.
Náš učitel není náročný. Potřebuje „akorát“ svým skupinám, kterých má ve třech ročnících celkem dvanáct, poslat jednou týdně, jeden až dva dokumenty. Prozatím. Časem možná toho bude chtít víc, ale to zatím netuší.
Jaké má v tomto případě možnosti? Jsou v zásadě dvě. Buď to celé nechá na studentech, viz naznačené řešení výše, a starat se bude jen o to, jaké jsou adresy společných emailů, anebo sám nabídne nějaké řešení. Možností se mu nabízí mnoho, od různých online úložišť až po nástroje na tvorbu webu, blogu, wiki, ad. Hlavní otázkou však zůstává, jak technicky a časově náročné konkrétní řešení pro učitele bude. Nehledá nic složitého. Naopak. Rychlé, jednoduché a přehledné řešení, které mu při administraci nezabere mnoho času. Nesmíme také zapomenout na fakt, že daný obsah má být přístupný pouze vybraným skupinám a strukturovaný podle předmětů, případně ročníků.
Zkusme se teď ještě jednou vrátit k příkladu se společným emailem z úvodu, ale situaci obrátit. Tedy společný email tentokrát nezřídí studenti, ale sám pedagog. Bude do něj posílat své dokumenty, ty strukturovat do příslušných složek a heslo k němu nakonec sdělí studentům. Ti se do něj přihlásí a dokumenty si stáhnou. Napadá vás, že toto řešení se od prvního neliší? Máte v zásadě pravdu. Rozdíl je pouze v tom, že učitel heslo od počátku zná a může kontrolovat a strukturovat obsah emailové schránky, která zde vlastně slouží jen jako prosté úložiště souborů. Ani toto řešení ale neeliminuje nebezpečí, že data někdo ze studentů omylem či záměrně smaže.
Když se ze společného emailu opakovaně ztrácí dokumenty a někdo neustále mění heslo, dojde našemu učiteli, že tento způsob sdílení nikam nevede a pouze mu přidělává práci. Potřebuje tedy něco víc, než jen jednoduchou emailovou schránku. V okamžiku, kdy si za svého poskytovatele služeb zvolí Google, může například využít funkce sdílení mailboxu. Pak se již změny hesla bát nemusí, bude jen potřebovat zřídit dva různé účty – jeden pro sebe a druhý pro studenty.
Zde je postup:
Více podrobností najdete v Gmail Helpu. I toto řešení bohužel umožňuje z účtu studentů v účtu učitele mazat obsah. Pravidla pro mazání obsahu emailové schránky jsou pak výhradně na vzájemné dohodě mezi učitelem a studenty.
Přístup k emailu pomocí jiného emailu tak, jak jej nabízí Google, není původně určen k podobným záležitostem. Má sloužit ke čtení a odesílání emailů v zastoupení (např. pro zástupce vedoucích apod.), a proto toto řešení není pro účely sdílení obsahu ideální.
Pro sdílení dokumentů a vyřešení všech výše popsaných problémů je však vhodná jiná služba Googlu s příznačným názvem Google dokumenty. Pokud jste ji ještě nevyzkoušeli, rozhodně to udělejte. Kroky 1,2,4 a 5 výše uvedeného postupu přitom zůstanou stejné, změní se pouze krok 3, ve kterém se pod svým učitelským emailem přihlásíte na stránku Google dokumentů, snadno do ní nahrajete (i formou přetažení drag&drop) své materiály, umístíte je do příslušných složek, označíte je, nebo rovnou celou složku, a pomocí sdílení nastavíte práva čtení (nikoli mazání) pouze pro studentský email, který byl předtím vytvořen. Studenti se pod tímto emailem do Google dokumentů přihlásí a vámi nasdílená data zde najdou. Pravda je taková, že úplně správné by bylo vést seznam emailů všech studentů a přidělovat práva každému z nich, ale kdo by se s ním dělal a pořád ho aktualizoval, že? I když i toto by se dalo celkem hezky řešit pomocí služeb pro práci skupin (Google Groups, Yahoo Groups apod.).
Třeba se s podobnými moderními technologickými nástroji nakonec sžijete natolik, že je začnete se studenty používat v souladu s tím, k čemu jsou skutečně určeny – na sdílení informací a ke společné tvorbě dokumentů různých typů. Není vyloučeno ani to, že rychle dospějete až k osvojení všech vymožeností současného cloud computingu a prostě přestanete studentům své materiály předávat ve formě souborů. Budete jim prostřednictvím libovolného nástroje (třeba facebookové skupiny nebo pomocí zpětného twitrového kanálu) dávat pouze odkazy na vaše dokumenty, které budou publikovány online.
Od samotného začátku našeho vyprávění visí ve vzduchu jedna zásadní otázka. Proč náš učitel nevyužil pro předávání výukových materiálů studentům některou ze služeb poskytovaných přímo jeho školou. Nemusel se vůbec ptát studentů, kam že má soubory poslat, ani nemusel zakládat emaily sám či vymýšlet jiná řešení. Mohl přece příslušné soubory umístit někam do lokální sítě. Jenže pak by se k nim studenti možná z domova nedostali. Mohl také pro své kurzy využít prostředí Moodle, které jeho škola již provozuje. Přesto však hledá jiná co možná nejsnadnější řešení? Proč? Třeba je pro něj Moodle příliš složitý a na seznámení s ním nemá čas? Nebo tak sofistikované řešení ani nepotřebuje? Co když není nikdo, kdo by mu s přípravou kurzu v Moodle pomohl? Možná by chtěl, ale nemá dost sebedůvěry? Kdo ví?
Pokud však v současné praxi vidíme, jak jeden pedagog sdílí svá data pomocí společného emailu, druhý si vytvoří vlastní webové stránky, třetí používá online úložiště a čtvrtý nástroje Googlu, zřejmě tu není něco zcela v pořádku.
Související články Učitelského spomocníka:
Tento materiál je publikován pod licencí Creative Commons – Uveďte původ – Neužívejte komerčně – Nezpracovávejte 3.0 ČR.