Volně šiřitelný software: Nástroje pro řízení a dokumentování práce

Delegování práce, správa úkolů

Pro zadávání práce a kontrolu jejího plnění se používají systémy pro správu projektů, resp. v užším smyslu software pro správu úkolů (událostí, incidentů). Ačkoliv zní popis zcela vyprázdněně a nepochopitelně, je jednoduchý. Máte tým lidí (třeba sborovnu nebo třídu) a potřebujete, aby řešili konkrétní úkoly. Úkolů je hodně, termíny se mění, upřesňují, někdo pracuje, někdo práci odkládá, výsledky nejsou známy všem, výstupy se přeposílají mailem nebo ukládají na různé počítače, ztrácejí se, zůstaly doma nebo „prostě nefungují“.

Software jako Redmine (a mnoho dalších) pomůže manažerovi (což je ten, který má vše koordinovat a spravovat, tedy „to manage“) udržet si pořádek v lidech, úkolech, výsledcích a čase. Do programu, který je přístupný po přihlášení z webového prohlížeče, je zaregistrován každý uživatel a jsou mu přidělovány úkoly společně s termínem a prioritou. Je o tom informován mailem. Úkol během svého života prochází několika stavy (nový – v řešení – odložen – dokončen – uzavřen – neplatný apod.), které určuje jeho řešitel – samozřejmě podle skutečnosti. Tyto změny mohou sledovat další uživatelé a zařídit se podle toho.

Autor díla: Vlastimil Ott

Manažer pak vidí stav úkolů v projektu – rychlost a míru plnění, vytíženost jednotlivých lidí, časový průběh v Ganttově diagramu, diskuze u úkolů. Může operativně reagovat, aby byl úkol vyřešen v termínu (případně vidí, že se termín nestihne). Přístup k systému není vázán na školní prostředí – je možný odkudkoliv a z různých zařízení (mobily). Každý uživatel může dávat úkoly sám sobě, aby nezapomněl, že má za půl rok něco udělat.

Autor díla: Vlastimil Ott

Zní to jako sci-fi? Ale ne, je to jen trochu něco nového – mohou odpadnout lístečky, sešity, papíry na nástěnce, mailové smršti nebo úkolování po telefonu. Nebo jejich výrazná část.

Jak využít

• Organizace školní akademie, konference nebo jakékoliv celoškolní akce. Hlavní organizátor zadává úkoly a kontroluje jejich plnění.
• Organizace třídního výletu, lyžařského pobytu. Delegujte vhodné úkolu na žáky (vyhledání dopravního spojení, sestavení seznamů, výběr záloh apod.).

Elektronická nástěnka

Wiki je typ programu – stejně jako je tabulkový kalkulátor, poštovní program nebo přehrávač muziky. Wiki je nástěnka, kam můžou všichni psát a vkládat obrázky, přičemž jejich činnost je zaznamenána a lze ji kdykoliv vrátit. Použití je univerzální, na portálu rvp.cz najdete wiki.rvp.cz.

Wiki může sloužit mnoha způsoby a záleží jen na konkrétní organizaci, jak ji chcete používat. Může to být interní databáze znalostí, dokumentační nástroj (myšleno pro archivování informací), ve škole by mohla sloužit pro sdílení výpisků, zadání, textovou banku, jako zdroj interních instrukcí, návodů a pokynů apod. V hodinách jazyka, kde se pracuje s texty, může wiki sloužit jako společná pracovní plocha.

Některé programy nepoužívají vizuální editor, ale textové značky, pak je třeba zaučení. Vizuální editor je stejný jako v podobných programech, zaškolení je proto velmi rychlé. Bude třeba vysvětlit principy jmenných prostorů, aby wiki nebyla odpadištěm, nýbrž organizovaným skladem.

Jak využít

• Na wiki bych hledal školní řád, návody, jak omlouvat absenci, jak se evakuovat, jak se přihlásit do školní sítě nebo která jsou pravidla pro hodnocení či známkování.
• Žákovská wiki by mohla obsahovat sdílené výpisky (beztak si je žáci kopírují), které by mohly být základem pro „studentskou školní učebnici“ (řekněme lokální wikipedii). Dále pak konkrétní cvičení, pracovní texty a další sdílené materiály. Je ovšem otázkou, zda je splněn základní požadavek – ochota sdílet know how.

Služba pro sdílení souborů

Soubory se dnes sice stále posílají e-mailem, ale je to nepraktické pro všechny zúčastněné (nemluvě o tom, že e-mail k tomu není určen). Jak ale přepošlete 100 MB fotografií nebo 50megabajtové video? Můžete ho uložit do některé veřejné služby typu „úschovna“, ale to je řešení nepříliš vhodné. Jednak tak můžete citlivá data vystavit riziku zneužití, jednak musí být data co nejdříve stažena a po nějaké době jsou smazána.

Pro sdílení dat mezi kolegy lze doporučit služby jako Dropbox (přehled několika služeb). Na počítači se nainstaluje program, který stále běží a vybranou složku vašeho počítače synchronizuje s webovým úložištěm. Ke sdílení složek můžete e-mailem přizvat další uživatele a každý z nich může obsah složek měnit. Změna se projeví ihned na všech počítačích, na serveru ale zůstává historie, což se hodí pro případ, že někdo něco smaže.

Dropbox má limit 2 GB na jednoho uživatele, ale za 9,9 dolarů měsíčně (tj. 174 korun) můžete získat 55 gigabajtů. Pak už záleží jen na rychlosti vašeho internetového připojení.

Jak využít

• Neposílat soubory e-mailem, ale „zasíťovat“se s kolegy a soubory si předávat tímto způsobem.
• Každý uživatel Dropboxu má také veřejnou složku, kam lze dočasně umisťovat datově velké soubory ke stažení (např. balíček s fotkami).