Time management s využitím ICT (nejen) pro učitele I.

Tempo lidského života se v průběhu času značně zrychluje. Jan Sokol ve své knize Rytmus a čas uvádí, že jednou z největších revolucí, které lidstvo potkalo, byl vynález orloje. Do doby, než měla města striktní a pevný časový řád, nikdo nikam příliš nespěchal. To se změnilo s dostupností časoměrného zařízení, které mimořádným způsobem změnilo praktické životy obyvatel a masivním způsobem akcelerovalo ekonomickou výkonnost. Dnes má vlastní orloj každý – hodiny jsou na ploše počítače, nosíme je na zápěstí, v mobilním telefonu nebo visí na stěnách.

Společenský tlak na člověka je jednoznačný – je třeba využívat čas, maximalizovat výkon a mít dobrou organizaci všeho, co děláme. A právě proto vznikl time management, což je komplexní teorie o tom, jakým způsobem zvládnou efektivně organizaci práce i zábavy. Je třeba mít na mysli, že ne vždy zajistí maximální výkon desetihodinová pracovní doba bez přestávek. Člověk není stroj, potřebuje odpočívat či být motivován. To vše je třeba během time managementu vzít do úvahy.

Role učitele se v posledních deseti letech velmi změnila. Z pozice distributora vědomostí a dovedností či vychovatele se posouvá do zcela nových pozic. Musí umět motivovat a žáky vést. Stále více se uplatňuje podpora kreativity na úkor memorování. Je to pedagog, který musí řídit školní projekty, pracovat na pozitivním klimatu školy, tvořit školní vzdělávací programy, pracovat na zahraniční spolupráci.

Mimo to se musí pochopitelně také sám vzdělávat, tvořit vhodné elektronické a interaktivní pomůcky, řada pedagogů také píše vlastní učebnice, skripta či publikuje v oborových časopisech. Objem práce se tedy podstatně navýšil a zvětšila se také její rozmanitost. Ukazuje se, že často stereotypní přístupy nevedou ke kýženému zvládnutí všeho potřebného, ale spíše k pocitu, že nestíháme. Výsledky takového dlouhodobého stavu jsou známé – stres a s ním spojené zdravotní problémy či nižší výkonnost v práci, problémy se soustředěním či syndrom vyhoření.

Time management sehrává důležitou roli také v oblasti informační hygieny, která představuje stále poněkud zapomenuté a nepříliš diskutované téma. Informací je kolem nás takové množství, že není možné je bez nějakého systematického přístupu k nim (mluvíme o informačním managementu) rozumným způsobem zpracovat. Díky jejich vhodnému zpracování je možné se vyhnout informačnímu přetížení, pracovat efektivně a přitom přiměřený čas.

Vzdělávat v této oblasti by se měli také žáci, kteří se budou muset s podobným tlakem vyrovnávat také a čím dříve si osvojí metody efektivního hospodaření s časem, tím lépe pro ně. Řadu časově obtížných situací navíc zažívají již ve škole a jistě by nebylo od věci, aby školní systém průběžně pamatoval také na tuto část vzdělávacího procesu, která je stále vnímána jako cosi navíc.

V následujícím článku se pokusíme ukázat některé možné metody time managementu, které umožní zvládnout pracovní tempo moderní doby. Ukážeme některé nástroje pro timeboxing a tvorbu ToDo listů.

Timeboxing

Jednou z nejznámějších a nejefektivnějších metod time managementu je timeboxing. Jde o poměrně jednoduchý postup, kterým je možné dosáhnout velice dobrých pracovních výkonů. Pracovní doba či den se rozdělí na určitá časová okna (boxy) a v nich se bude věnovat jedné konkrétní činnosti. Dopředu se naplánuje, kolik asi času je třeba jim věnovat, a stanoví si jasný plán, podle kterého se postupuje.

Výhod této metody je mnoho, my se zde pokusíme zmínit alespoň některé základní:

1. Jde o ideální nástroj proti prokrastinaci. Člověk má v každém okamžiku dne přesně stanoveno, co má dělat. Problémy mohou být jen na začátku, pokud není schopen vhodně odhadnout velikost boxů.
2. Omezí se vliv různých „žroutů času“. Dopředu je stanovený plán, který je racionální, a podle kterého se řídí. Asi nikdo do něj nenahrne nepotřebné činnosti.
3. Vytvoří se lepší pracovní rytmus. Pokud má den jasný řád, vede to k větší efektivitě práce a menší únavě. Timeboxing umožňuje velice dobrou a přitom flexibilní tvorbu takového řádu.
4. Omezení perfekcionismu. Řada lidí si myslí, že úkol, který dělají, musí být vyřešen dokonale. To ale může zabrat podstatně více času, než má daná osoba k dispozici. Dobře pojatý timeboxing umožňuje odvést práci dobře, ale přitom se vyhnout nekonečnému ladění nedůležitých detailů.
5. Motivace do velkých projektů. Velké projekty jsou z hlediska motivace problematické, neboť za nimi člověk nevidí dlouho žádný konkrétní výsledek. Díky této metodě jim můžete vždy věnovat patřičný čas v průběhu dne.
6. Timeboxing umožňuje naplánovat také odpočinek, což může být potřebné a užitečné. Bez pravidelných přestávek dochází k poklesu výkonnosti. 

Pokud jde o zásady, na které je v této metodě dobré pamatovat, tak je třeba dopředu zvolit, co bude konáno v čase, který v rámci boxů může vzniknout tím, že je úkol plněný rychleji než se plánovalo. Pro timeboxing je možné použít běžný plánovací kalendář, například v Google Dokumentech či Outlooku.

Je třeba boxy skutečně dodržovat. Ve chvíli, kdy jim vyprší čas, je nutné změnit činnost přesně podle plánu, jinak tato metoda ztrácí na efektivitě. Hodně lidí dělá chybu, když si říká, že dodělá ještě určitou činnost a že pět či deset minut nepředstavuje problém. Tím ale postupně celou koncepci rozloží. Zvláště ze začátku je doporučováno pro Timeboxing používat stopky či budík, který jednoznačně určí změnu pracovního kontextu.

ToDo list

Velice jednoduchou, praktickou a efektivní metodou jsou ToDo listy. Jde o klasické seznamy úkolů, které máte v určitém časovém horizontu splnit. Můžete si je tvořit na den, týden či celý měsíc. V takovém případě je dobré jich používat více, neboť měsíční plán není právě nejlepší motivací. Práce s nimi má tradičně tři fáze – stanovení seznamu úkolů, jejich plnění a závěrečné hodnocení.

Plnění jednotlivých úkolů v průběhu dne je velmi motivující, neboť má člověk představu o tom, co již zvládl a co je ještě před ním. Pro tvorbu těchto seznamů je možné používat papír nebo počítačové aplikace. Ty mají výhodu v tom, že je možné zpětně hledat, co jste kdy dělali, porovnávat dlouhodobou výkonnost nebo jednotlivé úkoly sdílet s kolegy.

Na tomto místě tedy představíme dvě aplikace, které jsou na organizaci těchto ToDo listů určené.

Remember The Milk

Asi nejznámějším nástrojem na správu úkolů je Remember The Milk (<http://www.rememberthemilk.com/?hl=cs>). Po registraci získá uživatele přístup do prostředí, ve kterém může zadávat jednotlivé úkoly. Těm je možné kromě názvu či popisku přiřazovat také lokalizaci, tagy nebo osoby, které se na plnění úkolu podílejí. Mimo to je možné připojit datum, takže vám systém automaticky zajistí rozložení úkolů do časového plánu. Velice užitečná je možnost sdílení úkolů s přáteli, tisk nebo propojení s Gmailem.

Pokud hledáte rychlý a kvalitní nástroj na správu úkolů, který mimo ToDo list zvládne základní funkce pro sdílení a organizaci úkolů, pak Remember The Milk je nástrojem, který by rozhodně neměl ujít vaší pozornosti.

Google Calendar

Zajímavé možnosti nabízí také například Google Kalendář (<https://www.google.com/calendar/render?hl=cs&pli=1>). Jednak je možné jej velice dobře použít pro timeboxing, neboť podporuje více různých kalendářů v jednom přehledu, manipulaci s úkoly metodou táhni a pusť nebo sdílení s přáteli. Další jeho funkcí, která je aktuálně integrovaná také do Gmailu, je jednoduchý ToDo list. Jen zapisujete úkoly a odškrtáváte si, co máte hotovo. Výhodou tohoto nástroje je především spojení s výborným kalendářem a možnost efektivního sdílení.
 

Závěrem

V dnešním článku jsme se po obecném úvodu seznámili se dvěma základními metodami – timeboxingem a ToDo listy. Obě metody jsou relativně jednoduché a žáci i vyučující jich mohou snadno využívat pro plánování a organizaci času. V pokračování se zaměříme na psaní poznámek, myšlenkové mapy či metodu GTD. Jak jsme již zmínili v úvodu, time management je jednou z klíčových praktických dovedností, které by měl ovládat každý – bez ohledu na to, zda jde o žáka či pedagoga.