Jak vytvořit pěkný dokument?

Používejte pravítka
Při psaní textů Vám pomohou pravítka, vodorovná i kolmá. Pokud náhodou nejsou zobrazena, zapnete je příkazem Zobrazení – Pravítko. Vidíte na nich okraje odstavců a případně i nastavené tabulátory.

Vyzkoušejte krok zpět (a dva kroky vpřed :)
Ať napíšete, zformátujete nebo smažete ve Wordu cokoliv, vždycky to lze vzít zpět. Např. omylem smazaný řádek nemusíte znovu psát, ale stačí se jednoduše vrátit o krok (nebo více kroků) zpět. K tomu slouží dvě zakulacené šipky vlevo nahoře nebo stisk Ctrl+Z.

Vylaďte si písmo
Pište klasickým fontem. Volba vhodného fontu (typu písma) je klíčem k dobré čitelnosti dokumentu. Nejčastěji se používají fonty běžně dostupné, jako je např. Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri, ideálně jednotně v celém dokumentu. Méně obvyklý font nemusí obsahovat všechny české znaky.

Zvolte dostatečnou velikost písma. Obvykle se doporučuje velikost 12, popřípadě 11 nebo 10. Pokud text obsahuje poznámky pod čarou, mohou být psány ještě menší velikostí. Větší písmo naopak můžete použít pro formátování nadpisů.

Zvýrazňujte pomocí řezu písma, tj. užitím kurzivy, tučného písma nebo podtržení (písmena B, I, U na kartě Domů). Tučné písmo slouží ke zvýrazňování částí textů nejčastěji. Kurziva se užívá zejména pro označení odborných termínů nebo pro citace. Podtržení je nejméně časté, pokud je použijete, pak raději pouze v rámci jednoho řádku. Standardně se podtržením označuje aktivní hypertextový odkaz jako např. www.nechybujte.cz. Velká písmena nebo kapitálky lze použít v nadpisech, uvnitř textů však snižují čitelnost, lze je proto občas použít pro zvýraznění některých slov, ale nikoli celých vět.

Formátovat písmo můžete ve Wordu přímo pomocí skupiny Písmo na kartě Domů, všimněte si i aktivní šipky vpravo dole, pomocí které zobrazíte dialog Písmo. Podobně se k němu dostanete po stisku pravého tlačítka myši. 

Uvedená doporučení se samozřejmě týkají spíše oficiálních dokumentů. Při návrhu těch odlehčenějších, jako je pozvánka na karneval či diplom za umístění v soutěži, můžete směle popustit uzdu své fantazii.

Dodržujte základní typografická pravidla
Nenechávejte na konci řádku jednopísmenné předložky v, s, k, z, u, o, případně ani spojky i, a. Jak toho docílit? Word umí automaticky nahrazovat mezery po jednopísmenných předložkách pevnými mezerami. V těchto místech se pak řádek nikdy nezalomí. Funkci nabízejí automatické opravy, dialog zobrazíte pomocí Soubor – Možnosti – Kontrola pravopisu a mluvnice – Možnosti automatických oprav, karta Automatické úpravy formátu při psaní. Pevnou mezeru můžete vždy vložit také ručně stiskem Ctrl+Shift+mezerník. 

Nepište mezeru před interpunkčními znaménky (, . ; : ! ? atd.), ale naopak za nimi. Toto Word automaticky neohlídá, ale gramatická kontrola některá sporná místa odhalí a podtrhne je zelenou vlnovkou. Pokud bude chyb hodně, můžete je efektivně opravit pomocí dialogu Nahradit, který najdete na kartě Domů nebo jej zobrazíte stiskem Ctrl+H. Do řádku Najít napíšete mezera čárka ( ,) do Nahradit čárka (,) a stisknete tlačítko Nahradit vše. Podobně pro tečku, dvojtečku, otazník apod.

Zarovnávejte text s elegancí
Běžný text v odstavci se zarovnává vlevo nebo do bloku (na levý i pravý okraj). Za estetičtější je často považována bloková úprava textu, její nevýhodou však je, že vede k nestejně dlouhým mezislovním mezerám na jednotlivých řádcích. Pokud jsou tyto mezery již tak široké, že působí rušivě, je třeba text upravit, např. změnou slovosledu nebo ubráním slov. Další možností je povolit dělení slov, které se provádí automaticky, nebo vkládáním speciálního znaku pro volitelné rozdělení. To se může hodit také při tvorbě užšího sazebního sloupce. Zarovnání na střed se hodí pro nadpisy nebo popisky. 

Ikonky pro zarovnání najdete v sekci Odstavec přímo na kartě Domů nebo pomocí pravého tlačítka myši v dialogu Odstavec. Dělení slov povolíte nebo zakážete na kartě Rozložení stránky, sekce Vzhled stránky. 

Řádkujte jednoduše
Používejte jednoduché nebo mírně zvětšené řádkování, vždy totožné v rámci všech odstavců stejného typu. Horní hranicí je nastavení na 1,5 řádku. Řádkování změníte pomocí ikony s šipkami v sekci Odstavec nebo přímo pomocí dialogu Odstavec. Zde nastavíte i kolmé mezery před odstavcem a za ním (Mezery Před a Za) nebo odsazení prvního řádku (Speciální).

V každém dokumentu musí být na první pohled zřejmé, kde začínají a končí jednotlivé odstavce. Používají se dva základní způsoby, které je ale lepší navzájem nekombinovat. Oba snadno nastavíte ve formátu odstavce:

a) kolmá mezera mezi odstavci, obvykle ve výšce jednoho řádku. Určitý prázdný prostor, který odstavce opticky oddělí;
b) odsazení prvního řádku tabulátorem, lépe nastavením ve vlastnostech odstavce. Velikost odsazení nemá být příliš velká, nejvýše trojnásobek velikosti písma. Řádek hned za nadpisem se obvykle neodsazuje.

Následující ukázka znázorňuje oba způsoby členění odstavců. Texty jsou náhodně vygenerované pomocí nástroje na stránce http://cs.blabot.net/ 

Také u nadpisů by mělo být na první pohled jasné, ke kterému odstavci patří. Častou chybou jsou stejné mezery před nadpisem i za ním. Nadpis pak trochu neurčitě plave. Porovnejte sami následující ukázky.

Okraje nejsou okrajová záležitost
Standardní velikost stránky je A4 a většinou s ní vystačíte. Pravý ani levý okraj by neměly být užší než 2 cm, obvykle to bývá 2,5 cm. Pokud píšete text, který bude svázán do vazby, vnitřní okraj nastavte větší, aby byl dostatečný prostor pro hřbet a text na vnitřní straně byl dobře čitelný. Okraje, orientaci i velikost nastavíte na kartě Rozložení stránky. 

Ovládněte texty na přelomu stránky
V profesionálně vyhlížejícím dokumentu stránka nikdy nekončí jedním řádkem nového odstavce ani nezačíná posledním řádkem odstavce z předchozí stránky. Jsou to tzv. osamocené řádky. Tomuto lze zabránit pomocí funkce Kontrola osamocených řádků v rámci dialogu Odstavec, karta Tok textu. Můžete také zajistit, aby byl vždy celý text odstavce na stejné stránce, tj. spojit text odstavce zatrhnutím políčka Svázat řádky. 

Využívejte možnosti vložit konec stránky
Při potřebě, aby určitý text (např. kapitola) začínal na další straně, postupuje nemalá část pisatelů tak, že před něj umístí kurzor a odsouvá jej opakovaným stiskem klávesy Enter dolů tak dlouho, až „přepadne” na další stranu. Nevýhodou této metody je, že když později dopíšete nebo smažete text kdekoliv nad tímto místem, posunutý text bude umístěn špatně.

Vhodnější je nad text, kterým má začínat další strana, vložit značku pro konec stránky (ve Wordu: Vložení – Stránky – Konec stránky. Na obrázku vidíte, jak se tento skrytý znak zobrazuje. 

Bleskové psaní výčtů
Výčty umožňují umístit snadno a přehledně velké množství údajů. Vlastnímu výčtu obvykle předchází uvozovací věta, zakončená zpravidla (ale ne nutně) dvojtečkou. Po ní následují texty, které jsou uvozeny číslicemi, písmeny, pomlčkami nebo nějakými jinými grafickými prvky (šipkami, kolečky apod.). V rámci Wordu je tvoříme pomocí Odrážek a Číslování na kartě Domů (nebo stiskem pravého tlačítka myši). Možnosti odrážek a číslování přibližují ukázky.

Čtivý formát PDF
PDF je univerzální formát souborů, přenositelný mezi platformami a mezi aplikacemi. Jeho velkou předností je to, že plně zachovává vzhled dokumentu (písma, uspořádání stránek, obrázků) v různých prohlížečích, může obsahovat i hypertextové odkazy. Tento formát se často se používá pro finální elektronické dokumenty, zejména pro ty určené na webové stránky. PDF dokument snadno vytvoříte exportem přímo z programu MS Word (od verze 2007) příkazy Soubor – Uložit jako – zvolit formát souboru PDF nebo Soubor – Save as Adobe PDF.

PDF se často používá jako formát pro ukládání dokumentů určených pouze pro čtení. Word 2013 už ale umí otevřít dokumenty typu PDF a převést je na text, se kterým lze dále pracovat.