Jak si usnadnit psaní textů?

Používejte kontrolu pravopisu

Při tvorbě dokumentu se neubráníme překlepům a občas ani gramatické chybě. Word nabízí možnost, jak tyto chyby objevit, a snaží se také poskytnout návrhy pro jejich opravy. Kontrolu pravopisu a gramatiky můžete využívat ve dvou režimech:

1. Automatická kontrola průběžně při psaní
   Word podtrhává vlnovkou slova, která mohou být chybně. Volbu aktivujete zaškrtnutím příslušných políček v dialogu Možnosti aplikace Word, Soubor – Možnosti – Kontrola pravopisu a mluvnice.
2. Kontrola na vyžádání
   Chybná slova se zobrazují postupně v dialozích. Kontrolu spustíte stiskem klávesy F7 nebo na kartě Revize kliknutím na Pravopis a gramatika. 

Kontrola pravopisu řeší překlepy v rámci jednoho slova. Slovo, které se jeví jako chybné, podtrhne Word červenou vlnovkou (je samozřejmě nutné mít nastaven správný jazyk, aby Word použil ke kontrole správný slovník). Následně je na pisateli, aby chyby opravil.

Word upozorňuje na překlepy, ale také navrhuje možné opravy. Ty si zobrazíte kliknutím pravým tlačítkem myši na podtržený text. Můžete si z nich vybrat správnou variantu, nebo slovo upravit podle svých představ. Lze je také přeskočit. Pokud narazíte na slovo, které Word nezná, ale je správně, můžete je opět pomocí pravého tlačítka myši přidat do uživatelského slovníku (vlastní jména, technické nebo cizí termíny).

Jak kontrola pravopisu funguje? Word nemá slovník všech slov, jen slovních kořenů, ke kterým doplňuje možné tvary podle pravidel daného jazyka. Tato kontrola je dost spolehlivá, ale ne stoprocentní. Většinu běžných překlepů však odhalí a potrhne (pokud tedy nemáte automatickou kontrolu pravopisu vypnutou).

Kontrola pravopisu může odhalit například následující chyby:

Kontrola gramatiky (a částečně i stylistiky) je mnohem složitější. Hledá nepřesnosti v rámci celé věty / souvětí. Objeví pouze některé chyby – třeba nadbytečné mezery, opakující se slovo, chybějící čárku v souvětí, chybu v použití předložek, špatný pád aj. O kontrolu shody přísudku s podmětem se také snaží (se střídavými úspěchy). Analyzátor se řídí pravidlem označovat pouze věty či spojení, které jsou v každém případě špatně. Většinou se mu to i daří. Nerozumí však obsahu textu, věty a slova hodnotí podle gramatických pravidel na základě rodu, pádu, čísla a podobných charakteristik. Proto řadu chyb odhalit zatím nemůže. Vylepšování gramatické analýzy textu je neustále předmětem vývoje několika pracovišť.

Podezřelý text program podtrhne zelenou vlnovkou. Po kliknutí pravým tlačítkem se dozvíte, jak chybu opravit, nebo dostanete alespoň radu, abyste si daný úsek zkontrolovali.

Kontrola české gramatiky si všímá například těchto jevů:

Můžete si zobrazit bližší vysvětlení k nalezené chybě, stačí kliknout na tlačítko Vysvětlit.

Další obrázek ilustruje nalezenou chybějící čárku v souvětí včetně vysvětlení. 

Kontrola pravopisu je většinou automaticky zapnuta. Poznáte to snadno – chybně napsaná slova jsou podtržena červenou nebo zelenou vlnovkou. Pokud se vám slova nepodtrhávají, máte kontrolu vypnutou. Jak ji zapnout a nastavit? Sekci Kontrola pravopisu najdete na kartě Revize. Klikněte na Pravopis a gramatika. Průběžnou kontrolu zapnete zaškrtnutím. Můžete využít i ostatních voleb, např. přeskakovat písmena s číslicemi apod. Stačí zaškrtnout příslušné pole dialogu Možnosti aplikace Word (viz obr. 4).

V základní verzi Wordu je kontrola české, slovenské a anglické gramatiky. Pokud vytváříte dokumenty současně ve dvou jazycích, například v češtině a angličtině, můžete díky nastavování jazyka zkontrolovat pravopis textu ve všech používaných jazycích současně. 

Perlička

Pokud napíšete hodně (nebo zcela) nesmyslný text, ve kterém jsou však jednotlivá slova správně, může se stát, že Word žádnou chybu neohlásí. Je příliš zmaten a nemá, co by dodal. Jako například zde:

Rozděl a panuj aneb dělení slov

Pro potřeby běžného psaní se obvykle dělením slov zabývat nemusíte, zejména pokud odstavce zarovnáváte vlevo. Pokud ale dáváte přednost blokové úpravě textu, je už situace jiná. Občas totiž vede k nestejně dlouhým mezerám mezi slovy na jednotlivých řádcích. Pokud jsou tyto mezery již tak široké, že působí rušivě, je třeba dělení slov aktivovat. Dělení slov se hodí také při tvorbě užšího sazebního sloupce. 

Dělení můžete vypnout nebo naopak nastavit automaticky či ručně, a to na kartě Rozložení stránky, skupina Vzhled stránky. Algoritmus pro dělení slov je spolehlivý, ale může se stát, že Word slovo rozdělí špatně, případně je odmítne rozdělit. Zde přichází na řadu zásah uživatele. Rozdělení slova nikdy nedělejte prostým napsáním pomlčky, ale použijte znak volitelného rozdělení, který vložíte klá­vesami Ctrl+pomlčka. Toto rozdělovací znaménko uvidíte jako znak ¬, ale jen když si zapnete zobrazování skry­tých znaků. Jinak zůstává skryto.

Můžete také využít Ruční dělení slov. Word postupně zobrazuje slova, která chce dělit. Na navrhovaném místě dělení bliká černý kurzor. Buď můžete jeho volbu potvrdit, nebo kliknout na jiný dělící bod a stisknout Ano. Když zadáte Ne, k žádné změně nedojde. Pokud si umístěním dělícího bodu nebudete jistí, podívejte se do Pravidel pravopisu, kde je dělení slov nazna­čeno u všech hesel, např. na http://www.nechybujte.cz/pravidla-ceskeho-pravopisu.

Následující obrázek ukazuje, že ne vždy má Word pravdu. Slovo interpunkce rozdělí správně, slovo archanděl už ne. 

Poznámka na okraj, ale nikoli nedůležitá

Určité části slov na konce řádků nepatří, protože působí velmi nevhodně (např. knihovna, tlumočit, koňadra, lampička atd.). Word by v těchto problematických místech dělit neměl, ale raději si text zkontrolujte. 

Využívejte tezaurus

Tezaurus neboli slovník synonym a antonym vám pomůže, kdykoli potřebujete oživit svůj text nebo pokud se v něm často opakují podobná slova. Použití je jednoduché: klikněte na slovo, ke kterému hledáte synonymum, a spusťte tezaurus některým z následujících způsobů:

1. stiskem pravého tlačítka myši a volbou Synonyma;
2. kliknutím na tlačítko Tezaurus ve skupině Kontrola pravopisu;
3. stiskem Shift+F7.

Word neví, v jakém významu jste slovo použili, ale nabídne seznam všech významových řad, ze kte­rých si sami vybíráte vhodnou vari­antu.  Pokud vhodné slovo najdete, stačí na něj kliknout, případně u něj roze­vřít nabídku a z ní vybrat Vložit. Původní výraz v textu bude nahra­zen novým. Vybírat můžete také z antonym. 

Tezaurus může mít problém s ohebnými slovy, pokud nejsou zadána v základním tvaru (ženou, stu­deným, lesem), většinou ale základní tvar odvodí a výsledky zobrazí správně.

Informace o dokumentu

Při psaní aplikace automaticky zjišťuje počet stránek a slov v dokumentu a zobrazuje je na stavovém řádku v dolní části pracovního prostoru. Pokud tam tato informace chybí, klikněte na stavový řádek pravým tlačítkem myši a potom aktivujte volbu Počet slov nebo Číslo stránky. Podrobnější informace o dokumentu nabízí dialogové okno Počet slov, které obsahuje počet stránek, odstavců, řádků, slov a znaků. Na­jdete je na kartě Revize ve skupině Kontrola pravopisu. Tyto údaje se hodí při výpočtu rychlosti psaní nebo v případě, že píšete anotaci s maximální délkou např. 500 znaků.  

Třešnička na závěr

Možná jste už byli v situaci, kdy jste mailem dostali text bez háčků a čárek (zvlášť technici takto rádi píšou) a potřebovali jste jej upravit správně česky. Dopisování háčků a čárek ručně je celkem pracné, leckdy je rychlejší celý text napsat znovu. Word podobnou funkci zatím nenabízí, přesto existuje elegantní řešení – nástroj na doplnění diakritiky na portálu o češtině nechybujte.cz, najdete jej zde: http://www.nechybujte.cz/nastroje.

Do okna zkopírujete text, po stisku tlačítka Doplnit se veškerá diakritika automaticky vloží. Případné sporné případy, kdy je více možností, budou červeně podbarveny. Kliknutím na ně se zobrazí seznam možných variant, ze kterého si můžete vybrat správné slovo. Výsledný text lze dále editovat nebo rovnou zkopírovat do cílového dokumentu.